电子档案管理方案范例，电子档案

电子档案管理方案范例篇1

　　【关键词】 电子文件 档案管理 方法探讨

　　如今电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，因而产生了大量的电子文件，这些电子文件以快捷、方便的优越性能而大大提高了工作质量与效率，从而给工作带来了极大便利。但是大量的电子文件的产生也为档案管理者带来了新的挑战，如何做好电子文件档案管理也是摆在档案管理者面前的一个重要课题，更是完善当前信息化建设与发展的一项重要内容。

　　1、电子文件档案管理现状

　　（1）对电子文件管理的重要性认识不足。大多数单位对电子文件的意义和功用，没有引起充分认识和足够重视，没有制定对电子文件档案整理、鉴定、归档的机制。他们只是使用计算机起草文件，一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不被保留，不采取任何保护措施，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或者为用于其它信息的存储而被清洗。或者仅是把电子文件存储在U盘或硬盘内，甚至对所保存的电子文件随意进行增、删、改等操作，使具有原始性电子稿件面目全非，而失去了归档保存意义。

　　（2）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，虽然提高了工作效率，但文件办完之后，又辅发纸质文件作为归档材料。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

　　（3）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也带来一定的不安全因素。诸如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等，这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来诸多问题。

　　（4）电子文件管理工作琐碎，任务繁重。对于大量的电子文件管理与归档需要鉴定真伪和价值断定，这是个浩大繁琐的工程，因此，对于电子文件收集归档及鉴定工作来说难度较大，要达到存真去伪、存精去杂的目的，使珍贵文件不再湮没在价值不大的档案材料之中，还需要一个逐步提高工作效率的过程。-

　　（5）档案管理者的专业素质高低不同。电子文件归档工作不但要求工作人员必须具备档案专业知识而且要有较好计算机操作技能，从目前情况看档案管理人员中有相当一部分专业素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才尤其是具备档案管理和计算机信息处理复合型人才，使先进的档案设备无法投入档案管理中去，无法充分发挥应有的作用。

　　在信息技术高度发达的当今，如果上述问题得不到彻底解决，电子文件的管理就会停步不前，会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失，严重制约信息化进程的进一步发展和深化。在电子时代，要使人类活动的真实记录得以继续，只有迎接电子文件的挑战，管好、用好电子文件，使之为经济建设服务。因此，必须找到一种对电子文件进行管理的路子，这是时代赋予的责任，也是历史发展的必然趋势。

　　2、对电子文件档案管理的几点见解

　　（1）提高电子文件管理意识，把这项工作作为一项迫切的任务来抓。当前，电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样，同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸质文件具有同等作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，方可使信息化工程正常运行。再是采取有效手段，利用可借助的宣传方式，大力宣传电子文件管理的重要性，提高人们对电子文件管理的意识。

　　（2）加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，与没有一个电子文件法规有很大关系。因此，档案行政管理部门应会同政府行政部门联合制定电子文件管理法规，确认电子文件的法律地位，明确档案中的行政行为，依法管理电子文件。档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件的全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。

　　（3）在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题。建立“通道”，即是将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。要认真收集保护原稿，对文件在处理过程中曾修改的文稿必须做修改标记，各种修改信息应予以保留，以备今后保存时一目了然，对电子文件档案管理提供便利。

　　（4）加强办公系统和电子文件的安全防护工作。做好办公系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和存贮设备不会因温度波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。严禁使用外来U盘、光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。六是在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。

　　（5）加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。随着信息化技术的广泛应用，电子文件也大量地出现在人们面前。在这种情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代的步伐。档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。一是分期分批对档案人员进行电子和电子档案管理的培训；二是组织档案人员去外地学习电子文件与电子档案管理的经验；三是召开电子文件与电子档案管理现场会，推广这方面的先进经验，迅速提高档案工作人员的业务素质。

　　综上所述电子文件作为新型信息载体，它以其自身独特记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，它给传统档案工作理念、技术和方法所得带来的严峻挑战是档案管理工作一场新变革，档案管理者要针对性地采取有效措施不断改进和完善各项管理工作，我相信电子文件的管理工作一定在不久的将来会更加完善、规范。

　　参考文献：

　　[1]张艳玲。对电子文件管理的思考。档案天地，2007（05）。

电子档案管理方案范例篇2

　　关键词：水库；电子档案；管理

　　1 水库做好电子档案管理工作的意义

　　1.1 是提升水库档案管理工作的要求 水库在管理和发展中会产生大量的档案，档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录，对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此，水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展，关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理，那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在，这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。

　　1.2 是对水库档案的更好的保障 传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式，无论是人员档案还是工程项目档案等，都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲，这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失，损坏等情况，不利于档案的长期保存。同时，由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现，因此，档案的真实性容易受到威胁。所以，在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式，这在一定程度上对于档案的保存也是有益的，减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。

　　2 水库电子档案管理工作中存在的问题

　　水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响，但是就目前情况来看，当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足，这些问题的存在制约了电子档案管理的发展，是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。

　　2.1 管理人员对电子档案重视程度低 在当前的水库档案管理工作中，水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低，一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工，对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄，没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义，因此，在很大程度上，管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识，他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。

　　2.2 电子档案技术管理问题不到位 电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑，电子档案实现了档案管理的无纸化办公，不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中，同时还要进行精密的档案安全保管，保障电子档案的安全。因此，在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理，还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是，就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看，水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后，由于掌握专业的电子技术的人员数量不足，电子技术使用所需要的资金支持力度有限，电子设备老化，新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在，这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现，影响了电子档案管理工作的发展进程。

　　2.3 电子档案管理人员能力素质存在不足 在水库的电子档案管理工作的开展方面，不仅需要技术，资金的支持，还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加，如何在电子档案管理工作中保障管理质量，提升管理水平，这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看，档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低，他们在进行具体的档案管理工作的过程中，由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识，导致了他们的电子档案管理能力差，制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外，当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低，他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中，学习能力较差，这也影响了他们掌握先进技术的能力，制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。

　　3 做好水库电子档案管理工作的对策

　　水库发展中对于档案管理工作的要求比较高，当前信息化发展的大背景下，电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势，但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足，针对这些存在的问题，未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。

　　3.1 重视电子档案管理工作的建设 重视电子档案管理工作的建设，需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员，应该从自己的管理思想和管理理念角度入手，充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外，上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识，加大对电子档案管理工作发展的宣传力度，通过对档案管理人员进行培训，宣传，培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手，设定更加与时俱进的电子档案管理制度，用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。

　　3.2 做好对电子档案管理工作的技术支持 这就需要从两个方面进行努力，首先，技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设，水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统，并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新，保障电子档案的保密性和安全性。其次，做好电子档案的安全管理，还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转，提升电子档案的运行水平和整体能力，保障电子档案的运行更加专业化，精细化。

　　3.3 强化对电子档案管理人员的培训 在培训工作方面，水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案，对于具体的档案管理人员从技术、文化，以及思想理念等方面对他们进行培训，让他们在掌握先进管理技术的同时，也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变，更好地适应电子档案管理工作的需求。此外，在水库的发展中，还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才，提升整体的管理团队实力。

　　4 结论

　　电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋，水库方面需要针对目前存在的问题，做好相应的管理对策，提升档案管理水平，促进水库的全面发展。

电子档案管理方案范例篇3

　　论文摘要：为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。以犯罪行为心里学为理论指导，以安全事件过程管理为主线，实现事前预防、事中控制、事后审计的安全管理。

　　现在大家谈论到信息安全，首先想到的就是病毒、黑客入侵，在媒体的宣传下，病毒、黑客已经成为危害信息安全的罪魁祸首。然而，对计算机系统造成重大破坏的往往不是病毒、黑客，而是组织内部人员有意或无意对信息的窥探或窃取。从技术上来讲，内部人员更易获取信息，因为内部人员可以很容易地辨识信息存储地，且无需拥有精深的IT知识，只要会操作计算机，就可以轻易地获取自己想要得资料，相对而言，黑客从外部窃取资料就比较困难，首先，他们要突破防火墙等重重关卡，然后，还要辨别哪些是他们想要的信息。

　　FBI和CSI对484家公司进行了网络安全专项调查，调查结果显示：超过85%的安全威胁来自单位内部，其中16%来自内部未授权的存取， 14%来自专利信息被窃取， 12%来自内部人员的欺骗，只有5%是来自黑客的攻击；在损失金额上，由内部人员泄密导致的损失高达60，565，000美元，是黑客所造成损失的16倍，病毒所造成损失的12倍。这组数据充分说明了内部人员泄密的严重危害，同时也提醒国内组织应加强网络内部安全建设。

　　1 电子文档泄密途径主要有以下几点

　　1)通过软盘驱动器、光盘驱动器、光盘刻录机、磁带驱动器等存储设备泄密；

　　2)通过COM、LPT端口、调制解调器、USB存储设备、1394、红外线等通讯设备泄密；

　　3)通过邮件、FTP等互联网方式 泄密；

　　4)接入新的通讯或存储设备，如：硬盘；

　　5)通过添加打印机、使用网络打印机将资料打印后带出；

　　6)通过便携式电脑进入局域网窃取信息，带离单位；

　　7)随意将文件设成共享，导致不相关人员获取资料；

　　8)将自己的笔记本电脑带到单位，连上局域网，窃取资料。

　　此外，还有很多其他途径可以被别有用心的内部人员利用以窃取资料。

　　2 传统解决方案的弊端

　　传统方案一：“我们已经部署了防火墙或专网”

　　防火墙或专网可以防止外部人员非法访问，但不能防止内部人员有意或无意地通过邮件或者移动存储设备将敏感文件泄露。

　　传统方案二：“我们给文档设置了访问口令”

　　口令并不能从根本上解决问题：先口令可以随着文档一起传播；

　　其次即使设置了口令只能简单的区分用户是否可以访问该文档，而不能限制用户对该文档的操作权限(如复制、另存和打印等操作)。

　　传统方案三：“我们安装内网安全管理系统封住电脑USB接口、拆掉光驱、软驱、内网与外网断开、不允许上互连网络 ”

　　文档的原始作者泄密；文档在二次传播的过程中失、泄密。

　　3 电子文档安全有效控制方案

　　为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。

　　以犯罪行为心里学为理论指导，以安全事件过程管理为主线，实现事前预防，事中控制，事后审计的安全管理。

　　3.1制定周详的事前预防策略

　　1) 控制信息传递途径，如通讯设备、存储设备；

　　2) 通过网络接入保护，限制外来电脑接入局域网；

　　3) 报警策略能够提示非法接入；

　　4) 互联网信息传递阻断策略能够阻断非法信息传递。

　　3.2 对泄密行为事中记录和控制，并及时启动控制和报警策略

　　1) 对泄密过程进行屏幕记录，方便现场查看，事后回放；

　　2) 详尽的电子文档操作痕迹记录，包括访问、创建、复制、改名、删除、打印等操作，便于信息泄密事后追查；

　　3) 集中审查终端共享，防止共享泄密行为。

　　3.3 详尽的日志信息，提高了事后追查的准确率

　　1) 进行电子文档操作及屏幕记录；

　　2) 对互联网信息传递进行记录，便于信息泄密事后追查；

　　3) 审计系统用户日志。

　　4 电子文档安全系统功能及技术阐述

　　1)禁用设备

　　程序功能：可按某台、某组或整个网络禁止使用哪些设备，包括：存储设备、通讯设备、打印设备、新加入的设备及其它属性。

　　管理作用：根据风险评估，制定事前预防策略，根据策略对相应的设备进行禁止，预防文件泄密。可以灵活的开启，不影响正常使用。

　　2)报警规则

　　程序功能：设置某个或某类文件的各种操作报警规则。

　　管理作用：对泄密者添加泄密设备(如：闪存、移动硬盘等)实现及时报警，对相应的文件或某个类型文件的操作实现及时报警，为安全事件发生后进行及时管理提供帮助。

　　3)网络端口管理(接入保护)

　　程序功能：通过设置禁用139和445端口，控制共享端口。

　　管理作用：可根据需要灵活的设置外来计算机跟网内计算机的通讯方向。

　　4)网络共享

　　程序功能：可以及时查看和删除网络内任意计算机的网络共享文件夹。

　　管理作用：员工往往因为工作需要设置共享文件夹，却容易被别有用心的员工或外来计算机窃取。

　　5)文档操作

　　程序功能：可以详细的记录每个员工在本机及网络上操作过的文件，包括访问、创建、复制、移动、改名、删除、恢复以及文档打印等记录。

　　管理作用：让泄密行为的痕迹得到监控，为泄密行为的事中发现，事后追查提供了帮助，弥补了电子文档安全管理中的最薄弱环节。

　　6)锁定计算机

　　程序功能：可以锁定网络内任意计算机的键盘和鼠标操作。

　　管理作用：若发现网内计算机有非法操作，可及时控制，挽回损失。

　　7)邮件、FTP和MSN监控

　　程序功能：记录通过POP和SMTP协议收发的邮件正文内容及附件，如：Outlook、FoxMail等，可记录通过web方式、FTP收发的邮件、传输的文件目标去向及名称。

　　管理作用：实现互联网传递信息的安全管理，实现邮件备份管理，提高事后追查的便利性。

　　8)上网限制

　　程序功能：通过多种策略规范员工上网行为，比如：收发邮件、浏览网页、FTP、使用其它连接。若外发数据超过一定数值，可阻断此类行为。

　　管理作用：方便管理者对网络行为进行集中控制，避免通过互联网进行信息泄密。

　　参考文献

　　[1] 綦科，谢东青。网络电子文档安全管理研究[J]。计算机安全，2006(10)。

　　[2] 祖峰，熊忠阳，冯永。信息系统权限管理新方法及实现[J]。重庆大学学报：自然科学版，2003(11)。

　　[3] 邹伟全。文档一体化理论依据新探[J]。北京档案，2002(3)。

电子档案管理方案范例篇4

　　一、总体要求

　　坚持以科学发展观为指导，以创新的思路和现代化手段，统筹规划，分步实施，逐步建立和完善档案登记备份制度，构建新形势下电子文件和数字档案的安全保障体系和信息服务体系；以重要涉民档案为重点，加快档案资源整合，逐步构建结构优化、充分共享的档案信息资源体系；通过实施档案登记备份工作，不断提升档案部门的资源统筹和监管服务能力，着力提高档案工作服务大局、服务社会的能力和水平。

　　二、目标任务

　　（一）建立全县电子文件和数字档案登记备份中心。按照全省档案登记备份中心建设有关要求，结合我县数字档案馆建设，力争在“十二五”期间，在县档案馆建成规范的电子文件和数字档案登记备份中心，全面开展电子文件和数字档案登记备份工作。同时，根据国家有关容灾备份的要求，在馆际间建立异地备份库。

　　（二）开展机关、团体、企事业单位数字档案室建设。有关单位要按照文档一体化要求加强对本单位重要电子文件的归档和管理，加快重要传统载体档案（包括纸质、声像、音像、照片等）的数字化转换，为开展电子文件和数字档案登记备份工作打下基础。全县开展机关、团体、企事业单位示范数字档案室创建活动，条件好的进馆单位率先启动电子文件和数字档案登记备份工作。

　　（三）开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。“十二五”期间，逐步完成重点涉民单位（部门）的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作，根据国家电子文件中心建设的有关要求，全面开展机关单位的电子文件归档工作。

　　（四）开展重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理原则，对县级以上重点建设项目和政府投资项目档案由县档案局进行登记备份，作为重点建设项目档案专项验收（行政许可）的必备条件之一。

　　三、档案登记备份的范围、数据形式

　　（一）范围

　　根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入登记备份的范围主要包括：

　　1.法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括县级各部门、乡镇、有关企事业单位形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

　　2.相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案，重点是全县各业务主管机关、人民团体及下属单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据（包括人事劳动社会保障、国土资源、建设、医疗卫生、教育、民政、农林、住房公金积及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据）；（2）有关企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案；（3）县级以上重点建设项目在建设过程中所形成的对国家和社会具有长久保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的电子文件和数字档案；（4）重大活动档案。

　　3.在自愿基础上，对民营企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

　　国家和省另有规定的，依照有关规定执行。

　　（二）登记备份数据形式

　　根据各单位业务工作实际和信息化水平情况，移交备份的档案数据有以下三种数据形式：

　　1.电子业务数据。指各行业主管部门及下属单位通过专业业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）以及经CAD系统设计产生的具有重要保存价值的电子图纸等。电子业务数据（库）是档案登记备份工作的重点，应依据各主管部门的不同业务需求与安全保障条件具体制定数据安全备份频率，采取实时或定期（间隔一周或以上）的移交备份方式。

　　2.电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

　　3.档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

　　四、档案登记备份工作流程

　　（一）登记

　　各单位在移交档案备份数据前做好以下工作：

　　1.各单位在做好重要档案（电子文件）形成与管理情况调查，档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作的基础上，应填报《档案管理情况登记表》（见附件1）。

　　2.根据电子文件和数字档案登记备份的要求，将纳入登记备份范围的数字档案在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记管理工作，填写《电子文件和数字档案备份情况表》（包括续表，见附件2）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附件3）。

　　（二）报送与移交

　　各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将登记备份载体（包）按规定时间报送给县档案局电子文件和数字档案登记备份中心。

　　(三)受理、审核

　　县电子文件和数字档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，结合国家、省有关规定，及时进行受理、审核。审核内容包括以下两个方面：

　　（1）材料审核。审核各单位电子文件和数字档案登记备份范围是否符合浙委办文件和有关档案法规政策规定，《电子文件和数字档案备份情况表》等报送材料是否完整、有效。

　　（2）技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。

　　（四）反馈

　　县电子文件和数字档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位，对于登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈通知后按照登记备份中心的要求重新移交、报送。

　　（五）保管

　　档案登记备份中心应妥善保管各单位报送的备份数据，对于在线备份的数据要定期下载，脱机保存；及时做好对各单位备份数据包的整理编目。

　　五、各类数据备份要求

　　（一）电子业务数据

　　根据各单位不同业务需求与安全保障条件具体制定数据备份策略（完全备份、增量备份、差异备份等），并采用在线和离线相结合的存储备份方式。报送单位应负责备份数据的真实性、完整性和安全性；档案登记备份中心应确保移交备份数据的原始性和安全性。备份数据是否需要加密，可根据移交单位实际情况，由双方协商确定。

　　电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每天备份；对于数据变动较少的，可每周、每月或每季备份，但每年至少一次以上。

　　（二）电子公文

　　登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

　　各单位电子公文每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度的电子公文的登记备份。

　　（三）档案数字化成果

　　各单位应按照《*省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、参照《*省省直单位纸质档案数字化实施细则》的规定，将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带等介质，再备份至档案登记备份中心。各单位应保证档案数字化成果数据内容的真实性、完整性和可读性。

　　档案数字化成果每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度的电子公文的登记备份。

　　六、保障措施

　　（一）加强组织领导。县里成立工作领导小组，加强领导，统筹协调，及时解决有关问题。县档案局要切实承担起主管部门职责，明确登记备份工作具体实施方案，认真抓好全县电子文件和数字档案登记备份工作的组织实施，加强督促、检查和指导。县级各部门、乡镇要把电子文件管理和登记备份工作摆上议事日程，加强领导，落实人员，明确职责，及时研究解决有关问题，认真做好电子文件管理和登记备份的各项基础工作，确保电子文件管理和登记备份各项工作落到实处。

电子档案管理方案范例篇5

　　【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

　　目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

　　一、避免风险的措施

　　提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：电子信息档案管理的风险控制方法如下：

　　1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

　　2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

　　3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

　　4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

　　二、缓解风险的措施

　　电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

　　三、分散风险的措施

　　在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

　　四、评估风险的措施

　　当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

　　简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

　　参 考 文 献

　　[1]冯惠玲。论电子文件的风险管理[J]。档案学通讯。2005(3)：8～11

　　[2]王兆新，裘洁。浅议电子文件信息的安全与保密[J]。浙江档案。2004(1)：36～37

　　[3]邹生。开放网络环境下的信息安全问题[J]。信息安全与通信保密。2004(4)：28～29