档案管理规定，档案管理

档案管理规定篇1

　　1、 总则

　　为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本规定。

　　2、 适用范围

　　归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价 值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。

　　3、 原则

　　公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽 存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　4、文件材料的收集管理

　　坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

　　5、办公室收集

　　凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

　　6、主管部门收集

　　6.1 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

　　6.2 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

　　6.3 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。

　　7、各部门专(兼)职文书的职责

　　7.1 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

　　7.2 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份

　　前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

　　7.3 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

　　8、归档范围

　　8.1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

　　8.2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

　　8.3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　8.4 本公司的请示与上级机关的批复。

　　8.5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

　　8.6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　8.7 信访工作材料。

　　8.8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　8.9 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

　　8.10 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　8.11 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　9、平时归卷

　　各部门者要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

　　10、案卷目录

　　各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

　　11、资料送交

　　公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

　　12、登记

　　专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

　　13、案卷质量

　　为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

　　案卷质量的基本要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　14、归档资料

　　归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。

　　15、档案检查

　　档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

　　16、本规定自布之日起施行。

档案管理规定篇2

　　第一章 总则

　　第一条 制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。

　　第二条 本制度适用的范围，为会计档案管理部门。

　　第三条 本制度由公司财务负责人行使监察权力。

　　第二章 会计档案管理要求

　　第一条 会计档案由以下部分组成：

　　(一)会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

　　(二)会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿；

　　(三)会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书；

　　(四)会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料；

　　(五)其它会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

　　第二条 会计档案的管理

　　公司会计人员为负责本公司的会计档案工作，负责会计资料收集、整理、装订和管理，并设置专门的会计档案室，指定专人保管。

　　第三条 会计档案的整理

　　会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。

　　一、会计凭证的整理

　　(一) 每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。

　　(二) 每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，每本凭证订牢不松。

　　(三) 每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰。

　　(四) 装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。

　　二、会计账簿的整理

　　(一) 在会计年度终了后的次年2个月内，应对各种账册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目的编号顺序和日期先后排列整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改对是否划红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定

　　结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不断。

　　(二) 账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。

　　(三) 电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。

　　三、会计报表的整理、装订

　　(一) 在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。

　　(二) 各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。

　　(三) 分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，盖妥装订人员的骑缝名章。

　　四、其他会计资料的整理 平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。

　　第四条 会计档案的移交与保管

　　公司的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计人员保管一年，期满之后，各种会计档案移交给公司会计档案室，不得自行封包保存。采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计

　　档案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。

　　第五条会计档案保存要求：

　　一、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。

　　二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。

　　第六条 会计档案的保管年限

　　第七条 会计档案的查阅

　　由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定：

　　一、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅申请单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅；其中，机密级以上档案经会计总监或总经理签字同意后，方可调阅。

　　二、审计、财税部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公文，并由公司接待部门填写“会计档案查阅申请单”，申请单经公司会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查阅；其中，机密级以上档案的调阅，须经会计总监批准。

　　三、公安、检察、法院、工商等部门因对理相关案件需调阅会计档案时，应出具 正式公文或介绍信，经公司法务部门审核认可后填写“会计档案查阅申请单”， 经会计档案管理负责人签章同意后，方可查阅。查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。

　　四、外单位人员调阅档案，需由会计部门人员陪同，查阅完毕，应立即归还档案室。向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及会计负责人签字批准，会计档案原则上不得借出。

　　五、查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原因。

　　第八条 会计档案的鉴定和销毁

　　一、会计档案的鉴定。每年年初应由会计档案主管部门和公司稽核部门对上年度会计档案共同进行一次综合鉴定。对债权债务未结清的档案应抽出重新装订，直到债权债务了结后再作销毁。如果保管期限不一致但装订在一起的会计档案应在上述两部门的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。

　　二、会计档案的销毁。 经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案主管部门和稽核部门审核后按法定程序销毁。

　　三、撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。

　　四、会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人到现场监督整个销毁过程。

　　第三章 会计电算化要求内容

　　会计档案包括书面档案和磁盘档案，内容是所有的会计文件和会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。

　　第一条 书面会计档案管理

　　一、会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

　　二、打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

　　三、机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，

　　操作人员在打印输出的账页上签字盖章，会计主管签字盖章认可。

　　四、任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏凭证、账册、报表等书面档案。

　　第二条 会计电算化具体要求

　　一、现金收付业务和银行收付业务要做到当日业务当日清，做到日清月结。现金帐页和银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章， 装订成册，年终将现金和银行日记账按照顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

　　二、转账凭证的输入和保管，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，妥为保管。

　　四、科目汇总表、账簿打印时间。

　　(一)现金、银行日记账每月打印一次。

　　(二)银行余额调整表每月打印一次。

　　(三)总分类账和各种明细分类账每年打印一次。

　　(四)会计报表、计算表、分析表，按要求和时间打印。

　　第三条 电算化数据备份管理

　　一、必须经常进行会计核算数据的备份工作，避免意外和人为的错误造成数据丢失；发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进行恢复。

　　二、需要做备份的文件包括系统设置文件、科目代码文件、

　　期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

　　三、凭证及总分类账、明细分类账、报表等需要备份的数据视同会计资料按月备份，交会计档案保管员分别放置在不同的地方妥为保管。

　　四、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件和购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘，必须作为会计档案保管。

　　五、必须加强会计档案的保密工作，任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等。

　　看了

档案管理规定篇3

　　一、公司管理档案的范围及管理权限的划分

　　1、公司级档案管理范围，由公司专人管理并负责一切借阅、复印、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：

　　(1)公司设立、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

　　(2)业务来往方面的文件材料(含合同、对方资料、银企联系函件等)；

　　(3)政府、项目批文、合同；

　　(4)上级机关发来的本公司有关的决定、决议、指示、命令、条列、规定、计划等文件资料；

　　(5)公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项文件流程、公司决定等)；

　　(6)工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸；

　　(7)公司月度、年中、年度工作计划；

　　(8)公司签订的各类合同；

　　(9)公司有效证件、印章；

　　(10)公司重要的会议材料、包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等；

　　(11)公司大事记及反映本公司重要活动的简报、相片、录像等；

　　(12)其他具有法律效益力及保护价值的文件。

　　(13)各项目相关资料分类存放。

　　2、档案管理范围，有指定专职文书管理。档案文件如下：

　　(1)报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表等；

　　(2)相关业务单位函件管理；

　　(3)公司媒体宣传资料；

　　二、公司档案管理准则

　　1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制，即坚持收集、管理文件材料的制度。由负责人主体档案的管理，并对档案管理工作进行督促和指导。设立专门档案柜，配备专人分管档案工作。

　　2、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的规范范围，收集管理本部门的文件材料。

　　3、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每极度末前应将归档文件材料归档完毕。

　　4、承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记。

　　三、档案管理、归档文件整理

　　1、部门以公司名义制作的规划规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、项目方案等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档、抄送综合办档案室存档。

　　2、归档时限

　　各部门专职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。

　　3、归档文件的整理

　　1) 归档材料必须时办理完毕的正式材料。

　　2) 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起。

　　3) 归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。

　　4) 不同年度的文件分开存放。

　　5) 合同按内分开，分别分为工程合同、设计合同、申元合同、申德合同。

　　四、档案的销毁

　　1、个人非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、对于多余、重复、过时和和无保存价值的或是盗了销毁期限的档案，由总经理批示后执行。

　　五、档案保管

　　1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

　　2、保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防强光的工作，门窗应结实牢固。

　　3、随时对档案进行清理，清除不必要保存的材料；对破坏褪色的材料进行修补和复制。

档案管理规定篇4

　　第一章总则

　　为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。 第二章会计档案管理部门

　　1.公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

　　2.财务部门及公司内部有关的分公司、子公司，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

　　第三章会计档案归档的范围

　　1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

　　2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

　　3.财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

　　4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

　　5.增值税专用发票和普通发票。 第四章会计档案的整理

　　会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。 1.会计凭证。

　　(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。 (2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

　　(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2.会计账簿。

　　各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 (1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

　　(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

　　(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。 (4)会计账簿的装订顺序：

　　会计账簿装订封面&rarr；账簿启用表&rarr；账户目录&rarr；按本账簿页数顺序装订账页&rarr；会计账簿装订封底。

　　(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 (6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

　　(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。 (8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。 3.会计报表。

　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。 第五章 会计档案的归档保管

　　1.当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

　　2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 第六章会计档案的借阅使用

　　1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

　　2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。 3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需 需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 第七章 各种会计档案保管期限 1.会计凭证保管20xx年。

　　2.会计账簿保存20xx年，其中现金和银行存款日记账保存20xx年。 3.会计报表保存20xx年，其中年度决算表永久保存。 4.发货票保管5年。 第八章 会计档案的销毁

　　1.会会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。

　　2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。 第九章 附则

　　1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。 2.附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。

　　会计档案保管期限表

档案管理规定篇5

　　档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。

　　(一)档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件

　　③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等

　　④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案

　　①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料

　　③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。

　　⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。

　　⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案

　　①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。

　　⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案

　　①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。

　　②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。

　　③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要(记录)、合作协议、项目意见书等相关资料。

　　⑦因业务需要购置的(或上级下发的)杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。

　　⑧网络建设相关资料。

　　⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。

　　⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。 ○

　　11其它有价值的资料。 (二)档案管理体制：

　　档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。 1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。

　　2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专(兼)职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档；正本交档案室管理，副本留部门使用。

　　3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专(兼)职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。

　　4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐

　　年建档移送档案室保管。各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起向档案室移交。

　　(三)立卷和归档

　　1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选，分项或分类立卷、编号归档。

　　2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终归档。

　　3、人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随机立卷并归档。

　　4、重大专项活动一般在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档。

　　5、各部门业务档案(除专项档案外)要在年初分类立卷，次年初归档。

　　6、凡具有法律性文书，一经生效即要归档。凡涉密性文件，即时形成，即时归档。

　　7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集，立卷归档。

　　8、对有价值的外部信息，网络维护员和档案管理员要逐日浏览，及时收集，立卷归档。

　　9、归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。

　　(四)档案保管和使用

　　1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数，并对案卷确定密级编制页码、分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。

　　2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜(箱)，安置防盗门、窗和消防器材，确保档案安全。

　　3、和各部门档案要分工专人保管，在人员变动时，要认真做好移交。

　　4、档案管理人员要加强责任心，切实按要求管理好档案，切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷(含音像网络资料)。

　　5、要强化保密观念。凡涉密档案按照保密法规执行。 6、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。复制档案必须报经分管领导批准。未经批准借出、复制、遗失、损坏者，要按损失大小，追究责任。

档案管理规定篇6

　　第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

　　第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

　　第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

　　第二章 档案机构及其职责

　　第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作。

　　第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，同时监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

　　第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

　　第三章 档案的管理

　　第八条 整理办法：

　　1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

　　2. 步骤：

　　A。 收集

　　文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

　　企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

　　B。 整理 根据分类和成立时间整理。

　　C。 分类 根据下述分类方法分类。

　　D。 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

　　第九条 过程管理：

　　1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

　　2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

　　第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

　　第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

　　第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

　　第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

　　第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

　　第四章 档案备份制度

　　第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

　　第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

　　第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

　　第五章 处理条例

　　第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

　　2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案；

　　3. 涂改、伪造档案；

　　4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

　　5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。

　　第六章 责任

　　第二十一条 本制度适用于公司各子公司、各部门及各员工。

　　第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门负责人。

档案管理规定篇7

　　1.总则

　　1.1 公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，特制定人事档案管理制度。

　　1.2 人事档案具有以下特性：真实性，这是员工个人经历和德才情况的真实记录；保密性，它届党和国家的机密；可靠性，它必须具有完备的手续；独立性，它是以个人为立案单位。

　　1.3 公司人事档案由党委组织部门归口统一管理。

　　2.人事档案的归档范围

　　2.1 组织人事部门应当归档的材料包括：

　　a 干部履历表；

　　中层干部任免、聘任及解聘材料；

　　c 科技干部技术职称确定呈报表；

　　d 大中专毕业生转正定级表；

　　e 各类干部的鉴定材料；

　　f 。出国人员审批表及出国人员鉴定表；

　　g 学历证明；

　　h 干部退休、离休审批表；

　　i 干部违纪处分决定、批复等综合材料，以及本人检查、交待、申诉材料； j 取消或撤销行政违纪处分决定、批复、平反决定材料及本人申诉材料； k 后备干部考核材料及登记表；

　　1 工程技术人员和业务管理人员奖励材料；

　　m 大中专毕业生、对调和单调干部以及转业干部档案；

　　发展新党员有关材料，如入党志愿书、入党申请书及入党政审材料和入党转正申请；

　　o 中国共产党党员登记表；

　　公司以上先进奖励材料；

　　q 中国共产党党员退党的有关材料；

　　r 预备党员延长预备期及取消预备党员资格材料；

　　中共党员违纪处分决定，批复及处分的甄别材料及平反决定材料。

　　2.2 劳资部门应归档的材料主要有：

　　a 员工登记表；

　　各种审批表：如劳动合同制审批表、调整工资审批表、学徒工定级审批表、复职审批表及要害作业岗位审批表；

　　c 各类生产工人档案；

　　d 工人行政违纪处分决定及本人检查材料；

　　e 撤销对工人行政违纪处分决定、平反材料及本人申诉材料；

　　f。 退职、退休人员提高待遇审批表；

　　g 开除厂籍及解除合同的有关材料。

　　2.3 保卫部门应归档的材料主要有：

　　a 各种刑事犯罪和政治犯罪的判决书；

　　刑事处分材料；

　　c 劳动教养通知书及教养期满释放有关材料。

　　2.4 公司工会应归档的材料主要有：

　　a 公司级以上先进生产者(劳模)、先进工作者(劳模)登记表及事迹材料； b 干部、工人死亡后组织上写的悼词；

　　c 干部、工人非正常死亡的调查材料及善后处理意见。

　　2.5 团委应归档的材料主要有：

　　a入团志愿书、入团申请书；

　　退团申请书及退团登记表；

　　c团员及团干部各种奖励材料；

　　d 团员违纪处分材料及撤销处分的决定；

　　e 团员各种鉴定材料。

　　3 人事档案的管理

　　3.1 人事档案归档要求

　　3.1.1 归档的材料及名称(或标题)应确切、清楚，并写在材料醒目的位置。

　　3.1.2 归档的材料，应钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。

　　3.1.3 归档的材料或表格，一律用十六开纸书写或印刷，如必须用大号开纸印刷，允许按16开折页。

　　3.1.4 形成材料的部门要认真填写以下内容：

　　a 形成材料的部门应盖公章；

　　单位负责人应签字；

　　c 个人形成的材料，形成材料人应签字；

　　d 填写形成材料的年、月、日。

　　3.2 人事档案的保管要求：

　　3.2.1 对存放档案的库房要求，主要有：

　　a 库房清洁、适用和牢固；

　　有防盗及防火措施和工具；

　　c 既能防潮，又能防晒；

　　d 有防虫及防鼠措施。

　　3.2.2. 按“企业档案分类”规定，必须做到认真鉴别，分类准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。

　　3.2.3 定期与不定期检查案卷的摆放装置，各项安全措施及库房周围的环境情况，若发现问题及时采取措施加以解决。

　　3.2.4 经常保持人事档案与登记台帐、案卷存放位置相一致，一旦发现问题及时采取措施纠正。

　　3.2.5 每半年进行一次抽查，每年进行一次全面检查。

　　4 人事档案的借阅

　　4.1 凡因下列需要借阅人事档案，必须办理借阅手续：

　　a 调资；b 提级考核；c 调动工作；d 任免事项；e 政审；f 组织处理；g入党；h 出国；I 离、退休等。

　　4.2 查阅人事档案的手续

　　4.2.1 只能由查阅单位的党组织指派党员到档案室查阅，一般不外借；必须外借时，需经有关组织部门领导批准，但不得中途转借。外借档案必须在十五天内归还。

　　4.2.2 查阅人事档案人员，对档案应严加保密，不得向无关人员泄密。

　　4.2.3 查阅人事档案时，不准在材料上圈划、折叠、涂改、污损、撤换、拆毁、拍照、复印。

　　4.2.4 阅档时必须抄录有关材料，需经档案室主管人员同意。

　　4.2.5 组织、人事、纪委、保卫等部门查阅档案时，须经本部门主管领导批准。

　　4.2.6 单位(部门)或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

　　4.2.6.1 由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由、并加盖公章。

　　4.2.6.2党委组织部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。

　　4.2.6.3证明材料由党委组织部门主管领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　　5 人事档案的转递

　　5.1 人事档案转入或转出，人事档案部门要审批手续完备，登记清楚，责任明确。

　　5.2 凡员工调动工作，做到人事档案随人走，避免人事档案与人的工作单位不一致。

　　5.3 凡调往外省、市的工人、干部，其本人档案内党委组织部门负责邮递。

　　5.4 人事档案转递方式

　　5.4.1 外省、市人事档案，以机密件挂号邮寄，严密包装。严禁本人携带或以平信邮寄。

　　5.4.2 市内人事档案，由对方单位派人持介绍信提取，一般不应邮寄，不得本人携带

档案管理规定篇8

　　为加强事业单位登记档案管理工作，促进档案管理的规范化和标准化，根据《中华人民共和国档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》的有关规定，特制定本制度：

　　1、档案室实行专人、专柜、专室、集中统一管理，切实做好防火、防盗、防蛀、防鼠咬、防烂、防潮、防尘、防光工作。

　　2、事业单位登记管理人员在档案的收集、整理、保管、统计、利用及信息开发与管理，应建立档案数据库，做到帐目与实物相符。

　　3、档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔书写材料、数据填写一律用阿拉伯数字书写，字迹工整，不得潦草。

　　4、事业单位登记管理的设立(备案)、变更、注销(备案)登记、年检等文件材料应收集及时、整理、归档，不得遗漏、丢失。

　　5、按照档案管理规范化要求，资料存放整齐、编排有序、内容数据填写准确规范。

　　6、档案区分全宗，按类别一一登记，分类整理成相对独立的保管单位，严禁将两个或两个以上单位的登记管理档案的文件材料合并为一盒。

　　7、外来人员查阅档案应严格执行《保密法》和有关保密规定，并履行登记手续，严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、抽取、污损、添加内容等。

　　8、档案因管理不善造成档案损坏和遗失的，按有关规定，追究当事人责任。

档案管理规定篇9

　　一、目的

　　为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理制度。

　　二、管理职责

　　人力资源部人事档案管理职责：

　　1、 负责制订、修改和完善人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

　　2、 负责本制度在实施执行的具体指导和监督检查；

　　3、 负责公司全体员工人事档案管理工作；

　　三、人事档案内容

　　人事档案是全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

　　1、 履历材料(包括个人的简历资料)；

　　2、 学历和评聘专业技术职务材料；

　　3、 奖励及处分材料；

　　4、 培训记录及外训协议材料；

　　5、 劳动合同、保密协议、录用、聘用、离职材料；

　　6、 身份证、毕业证复印件；

　　7、 照片一张；

　　8、 文件档案资料移交明细表。

　　四、人事档案编号

　　必须按照统一的编号(员工为：W，职员为：M)进行编号，档案按部门分类做标记方便查找。

　　(由其他部门转入的员工档案，仍按照其原来的员工编号进管理，并分类存档管理。)

　　五、人事档案的收集

　　1、 新进人员的人事档案必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理，

　　并交由人力资源部人事档案保存管理的人员统一归档。

　　① 前台文员：新员工报到后，收齐新入职员工的身份证件复印件、学历证、学位证及其他

　　相关资质证件、技术职称相关证件、健康证复印件、一寸照片、填写《员工入职登记表》后，统一装订，并在《员工入职登记表》下方写上员工编号、员工姓名、入职日期、转正日期，办理完后将以下档案交至招聘专员。

　　② 招聘专员：收到以上资料后，将《应聘人员面试登记表》(必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署)及相关部门试题统一装订后存档。

　　2、员工办理转正手续时

　　员工转正手续完成后，人事专员必须将《人事异动表》、《员工转正考核表》收集后归入该员工的人事档案袋内。

　　3、员工办理异动手续时

　　人力资源部门在完成员工异动手续三个工作日内，将员工异动手续资料存入该员工档案内，具体资料有：

　　1)《人事异动表》；

　　2)《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》《待办工作(事宜)移交明细表》

　　4、员工办理离职手续时

　　人事专员在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料存入该员工的档案并移出在职人员人事档案，存入离职档案内。

　　六、人事档案的借阅与移交

　　凡借用人事档案，原则上到人力资源源查阅即可，特殊情况必须填写《人事档案借阅申请表》，由人力资源部经理核实理由，方可借出，借出的档案必须在一天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

　　1、 借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失，严禁涂改、圈划、抽取、撤换和污损

　　档案资料；

　　2、 不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证，必须事先经人力资源部

　　经理审核同意；

　　3、 查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处；

　　4、 人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

　　七、其他规定

　　1、 凡是公司工作人员(正工员工、试用员工和临时员工)都必须建立档案；

　　2、 人事档案(电子档)一年输出两次纸本，并于每年的6月30与12月30将档案资料交

　　档案室存档；

　　3、 档案管理人员应具有良好的思相素养，在工作中须严格遵守保密制度；

　　4、 不得擅自处理或销毁档案资料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁(离职

　　人事档案保存五年，主管以上及特殊人员档案资料长期保留)；

　　5、 人力资源部经理定期或不定期对人事档案管理工作进行检查与督导。

　　八、支持表格

　　《人事档案借阅申请表》

　　九、相关表格

　　《应聘人员面试登记表》

　　《员工入职登记表》

　　《人事异动表》

　　《员工转正考核表》

　　《文件档案资料移交明细表》

　　《物品资产移交明细表》

　　《客户资料移交明细表

　　其它：人力资源部对本规定拥有修订权和最终解释权。

　　人力资源部

　　20xx-3-7

档案管理规定篇10

　　第一条 为加强中心站档案的科学管理，保护和利用档案信息资源，为中心站各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合中心站档案工作的实际，制定本办法。

　　第二条 本办法所称档案，是指中心站在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、资料、业务等不同载体和内容的文件材料，它是中心站在各项工作活动中形成的历史记录，反映中心站不同时期的历史面貌，是中心站工作查考、制定决策的重要依据。

　　第三条 中心站档案工作是中心站相关工作的组成部分，是提高中心站工作效率和工作质量的必要条件，是维护中心站历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入中心站的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。

　　第五条 中心站档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。

　　第六条 中心站在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、资料、业务等档案，均由中心站综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。

　　第七条 中心站在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向综合档案室移交；业务档案则由业务部门整理完毕之后，再向综合档案室移交。归档的文件材料必须齐全、完整、准确。

　　第八条 综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。

　　第九条 综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。

　　第十条 综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。

　　第十一条 中心站的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

　　第十二条 综合档案室要建立健全档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批权限。

　　第十三条 档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。

　　第十四条 综合档案室应按时向上级机关移交由本单位制发的、或由本单位收到的省级以上(含省级)政府及政府部门颁发的正在执行的非秘密现行文件；在本单位保管已超过20xx年的永久、长期文书档案，连同档案目录和有关的检索工具一并向上级机关移交。